Školní stránka

Maturitní otázky - účetnictví

Účetní doklady

Podstata a význam účetních dokladů

Zásada průkaznosti. Jedním z jejich nejdůležitějších prvků jsou účetní doklady, informují o vzniku hospodářských operací, registrují je a ověřují, požadavky: úplnost, včasnost, přehlednost, pečlivé vyhotovení (čitelnost, nesmí se v nich přepisovat, dodatečně vpisovat, vymazávat údaje apod.).

 

Druhy účetních dokladů

Podle obsahu rozeznáváme doklady vnější (externí) a vnitřní (interní).

Vnější doklady zachycují účetní jednotky k vnějšímu světu (např. k obchodním partnerům).

Podle místa vzniku je rozdělujeme na vydané nebo došlé.

Vydané doklady vyhotovuje účetní jednotka k tomu, aby směřovaly do jejího okolí (např. faktura odběrateli).

Došlé doklady naopak směřují z vnějšího světa do účetní jednotky (např. výpis z běžného účtu).

Vnitřní doklady zaznamenávají pohyb majetkových složek uvnitř podniku, případně ověřují účetní případy vyplývající z jeho vnitřní činnosti.

Podle počtu dokumentovaných účetních případů rozeznáváme účetní doklady jednotlivé a sběrné.

Jednotlivé doklady obvykle dokumentují jeden nebo více stejnorodých účetních případů, nejčastěji v rámci téhož dne.

Sběrné doklady shrnují údaje z více jednotlivých účetních dokladů za určitý časový úsek, (týden), aby stejnorodé účetní případy mohly být zaúčtovány najednou (např. dekádní souhrn výdejek materiálu).

 

Obsah účetních dokladů

Náležitost

a)      označení účetního dokladu

b)      popis obsahu účetního případu, jeho účastníci

c)      peněžní částka nebo údaj o množství a ceně za měrnou jednotku

d)      okamžik vyhotovení účetního dokladu

e)      okamžik uskutečnění účetního případu

f)        podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ

g)      podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu

h)      podpisový záznam osoby odpovědné za provedení účetního zápisu

 

Vyhotovování účetních dokladů

Účetní doklady se vyhotovují prostředky, které zaručují trvalost záznamů, např. propisovacím perem, psacím strojem, na počítači. Doklady, které nemají předepsaný obsah nebo nejsou správně vyplněny, nejsou považovány za průkazné.

Opravy v účetních dokladech nesmějí vést k porušení úplnosti, průkaznosti a správnosti. Po provedení opravy musí být zřejmé, čeho se týká a kdo jí provedl. Praxe používá několik možností oprav:

- přeškrtnutí chybného údaje tenkou čarou tak, aby byla zajištěna čitelnost původního

  záznamu, přičemž se uvede nad ní správný údaj s datem opravy a podpisem opravujícího.

- vyhotovení nového účetního dokladu místo nesprávného

- vyhotovení vnitřního účetního dokladu na opravu přičemž musí být zřejmé, který původní

  účetní doklad byl opravován

 

Oběh účetních dokladů a postup při jejich zpracování

Oběh účetních dokladů od jejich vystavení či obdržení až po úschovu a skartaci je upraven vnitřní účetní směrnicí

Přezkoušení má prověřit, zda údaje, které jsou v účetních dokladech uvedeny, jsou správné.

Pokud se správnost nepotvrdí, je třeba najít chyby a opravit je. Při přezkušování se účetní doklad podrobuje kontrole z věcného a formálního hlediska.

Věcné přezkoušení ověřuje souhlas účetního dokladu s dokumentovanou skutečností.

Formální přezkoušení vyžaduje zjištění, zda doklady mají předepsaný obsah. Ověřuje se rovněž, zda osoby, které jsou odpovědné za účetní případ, vystavení dokladu, jakož i za jeho zaúčtování, měly k tomu oprávnění.

Příprava k zaúčtování zahrnuje několik úkonů, které je třeba provést před vlastním zaúčtováním účetního dokladu.

Třídění účetních dokladů vychází ze skutečnosti, že dochází k jejich zpracování v určitých dávkách, např. denních, týdenních. Proto je třeba nahromaděné doklady rozdělit podle stanoveného hlediska, např. podle druhu dokumentovaných účetních případů.

Číslování znamená přidělení určitého čísla účetnímu dokladu podle zvoleného systému.

Evidence účetních dokladů usnadňuje přehled o vydaných i došlých dokladech. Vede se v různých pomocných knihách, např. v knize došlých faktur, knize vydaných faktur.

Účtovací předpis spojuje účetní doklady s účetními zápisy v účetních knihách. Znamená stanovení účtu a jejich stran, na kterých bude doklad zaúčtován.

Zaúčtování účetního dokladu podle účtovacího předpisu probíhá takto:

Účetní zápisy zaznamenají účetní případ v účetních knihách syntetických, případně i analytických účtů, kde se uvádí i číslo účetního dokladu.

Poznámka o zaúčtování stvrzuje datem a podpisovým záznamem zaúčtování účetního dokladu. Je předtištěna přímo na dokladu nebo je součástí předkontačního razítka.

Úschova účetních dokladů je zajišťována různými způsoby, nejčastěji v závislosti na velikosti účetní jednotky.

Příruční archiv slouží k úschově účetních dokladů do konce účetního období. Obyčejně je umístěn v účtárně.

Archiv účetní jednotky je místo, kam jsou doklady předávány po účetní závěrce. Doklady jsou zde uspořádány do souborů podle určitého systému, např. podle časového hlediska nebo podle druhů dokladů, a zaznamenány do archivní knihy.

Skartace znamená vyřazení dokladů z archivu po uplynutí doby archivace stanovené zákonem o účetnictví.    

Žádné komentáře